Khi đặt ra câu hỏi về việc sử dụng Microsoft Office, không ít người thắc mắc rằng: “Nên dùng Office 2013 hay 2016?” Đây không chỉ là một quyết định đơn giản về phiên bản phần mềm văn phòng, mà còn liên quan đến sự hiệu quả và tính tương thích với nhu cầu công việc cụ thể của từng người. Dựa theo những thông tin dưới đây để đưa ra quyết định nên dùng phiên bản Office 2013 hay Office 2016 phù hợp cho nhu cầu sử dụng của bạn.
Mục Lục
Giao Diện Của Office 2013 Và Office 2016
Về giao diện, Office 2013 và Office 2016 không có sự khác biệt lớn. Tuy nhiên, vẫn có một số điểm đặc biệt làm nổi bật sự khác biệt giữa chúng. Chẳng hạn, trong Office 2016, các biểu tượng của Excel, Word, Powerpoint đã được loại bỏ và chỉ giữ lại các biểu tượng chức năng như redo, save, undo. Điều này tạo nên một giao diện tinh tế.
Ngoài ra, các tab trong Office 2016 được phân tách bởi các gạch dọc, tạo nên một sự phân biệt rõ ràng và thuận tiện cho người dùng trong quá trình làm việc. Trái lại, trong Office 2013, không có sự phân tách này, điều này có thể tạo cảm giác hỗn độn hơn khi sử dụng.
Tóm lại, dù có sự tương đồng trong giao diện chung, nhưng những điểm nhỏ như vậy cũng đủ để làm nổi bật sự tiện lợi và sáng tạo của Office 2016 so với phiên bản 2013.
Các Chức Năng Được Thêm Mới Office 2016
Nên dùng Office 2013 hay 2016 còn phụ thuộc vào các tính năng mới mà Office 2016 sở hữu, cụ thể như sau:
1. Tính năng mới Tell me
Tính năng mới “Tell Me” trên Office 2016 đã mang lại những cải tiến đáng kể. Nó được thiết kế để tổng hợp từ khoá mà bạn đang tìm kiếm, giúp bạn thực hiện các thao tác nhanh chóng và hiệu quả. Chỉ cần bấm Alt + Q, bạn có thể mở “Tell Me” và nhập từ khóa tìm kiếm. Tất cả thông tin liên quan đến từ khóa sẽ ngay lập tức hiển thị trên màn hình.
2. Chia sẻ tài liệu trực tuyến
Tính năng chia sẻ tài liệu trực tuyến là một bổ sung quan trọng trong Office 2016, cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, bạn bè, và người thân để có thể cùng làm việc trên tài liệu đó. Việc cập nhật và thay đổi tài liệu bởi nhiều người cùng một lúc trở nên đơn giản và thuận tiện hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần click vào “Share” ở góc phải màn hình, sau đó chọn “Save to Cloud” để tải lên OneDrive. Sau đó, nhập tên hoặc địa chỉ email để bắt đầu quá trình chia sẻ.
3. Tính năng Smart Lookup
Tính năng Smart Lookup là một công cụ tìm kiếm từ khóa trực tiếp, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin. Bạn chỉ cần bôi đen cụm từ cần tìm, sau đó click chuột phải và chọn Smart Lookup. Thông tin chi tiết về từ khóa đó sẽ được hiển thị ngay trên màn hình.
Hơn nữa, Microsoft đã phát triển tính năng lịch sử phiên bản để giúp bạn theo dõi các thay đổi trong tài liệu. Để kiểm tra lịch sử, bạn chỉ cần vào File và chọn mục History để xem danh sách các phiên bản và sửa đổi trước đó. Điều này giúp bạn dễ dàng tham khảo lại nội dung cũ của mình.
4. Tăng cường hiệu suất làm việc và sự thuận tiện với Outlook
- Kết nối nhanh chóng đến các ứng dụng Office: Outlook giúp bạn dễ dàng đính kèm tài liệu Office vào email bằng cách hiển thị danh sách các file gần đây nhất. Điều này loại bỏ quá trình tìm kiếm qua nhiều thư mục để tìm kiếm một bảng thống kê hoặc một tài liệu cụ thể để gửi đến đồng nghiệp.
- Làm việc nhóm hiệu quả: Khi sử dụng Outlook với Exchange Server, bạn có thể tạo các nhóm làm việc. Thành viên trong nhóm có thể chia sẻ đoạn hội thoại, lịch làm việc, và các file. Bạn còn có thể chọn cách thức gửi thư của họ, có thể vào hộp thư cá nhân hoặc hòm thư chung của nhóm.
- Dọn dẹp thư rác/ không quan trọng: Outlook hỗ trợ bạn tự giác thoát khỏi tình trạng lộn xộn trong hòm thư bằng tính năng Clutter. Clutter sẽ tự động chuyển những thư không quan trọng vào một folder được gọi là Clutter. Bạn có thể tùy chỉnh cài đặt để quyết định thư nào sẽ chuyển vào và thư nào không. Clutter còn có khả năng nhìn nhận và loại bỏ các thư tương tự trong tương lai, giúp giữ cho hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng.
Ưu Điểm Và Nhược Điểm Của Office 2013 Và Office 2016
So sánh cẩn thận giữa hai phiên bản Office 2013 và Office 2016 là điều cực kỳ quan trọng để làm rõ ưu và nhược điểm của từng phiên bản.
1. Đối với Office 2013
Ưu điểm của phiên bản này nằm trong việc làm nâng cấp từ Office 2010 và cung cấp nhiều tính năng đa phương tiện được cải tiến. Đặc biệt, tính năng khắc phục lỗi và báo cáo lỗi khi sử dụng là rất hữu ích.
Tuy nhiên, có nhược điểm là Office 2013 yêu cầu người dùng phải sử dụng dịch vụ đám mây của Microsoft. Hơn nữa, sự hỗ trợ của Microsoft đối với phiên bản này sẽ chấm dứt từ năm 2023.
2. Đối với Office 2016
Ưu điểm của phiên bản này nằm ở sự chau chuốt của giao diện và tính năng so với các phiên bản Office trước đó. Việc chia sẻ dữ liệu trở nên đơn giản hóa, đặc biệt với việc hỗ trợ kết nối kho dữ liệu đám mây OneDrive trên mạng, giúp thuận lợi trong việc khai thác tài nguyên hệ thống.
Tuy nhiên, có nhược điểm là với nhiều chức năng trong bộ Office 2016, người dùng có thể không sử dụng hết. Điều này có thể tạo ra sự khó khăn khi thao tác tìm kiếm chức năng cụ thể, dẫn đến việc mất thời gian và rối trong quá trình sử dụng. Đồng thời, giá của bộ Office 2016 cũng cao hơn và không được cập nhật miễn phí khi có phiên bản mới.
Nên Dùng Office 2013 Hay 2016?
Quyết định chọn phiên bản nào của Office phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu sử dụng của bạn. Mỗi phiên bản Office đều mang đến những lợi ích và hạn chế riêng trong quá trình sử dụng. Nếu bạn mong muốn sử dụng lâu dài, lựa chọn Office 2016 là một quyết định sáng tạo. Dưới đây là những lý do:
- Phiên bản Office 2013 vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết của một bộ Office, nhưng thời gian hỗ trợ của nó không còn dài.
- Office 2016 mang lại cho người dùng quyền sử dụng vĩnh viễn mà không gặp phải chi phí liên quan.
- Đối với những người muốn thực hiện các công việc liên quan đến dữ liệu, biểu đồ và các thao tác phức tạp, phiên bản Office 2016 sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn.
Cuối cùng, quyết định giữa việc sử dụng Microsoft Office 2013 hay Office 2016 là một bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc hàng ngày của bạn. Dù là sự ổn định và độ tin cậy của Office 2013 hay những tính năng nâng cấp và hiện đại hóa trong Office 2016, quyết định cuối cùng là tùy thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cụ thể của bạn.
