Hướng dẫn sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel

Việc sắp xếp tên theo thứ tự abc là rất cần thiết trong mỗi kỳ thi cử, nếu bạn là người được phân công để sắp xếp danh sách thì bài viết này sẽ rất cần thiết cho bạn, giúp bạn có thể sắp xếp nhanh cũng như chính xác giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian

Sắp xếp thên theo thứ tự abc trong excel

Thông thường danh sách của bạn sẽ bao gồm họ và tên chung trong 1 cột nên việc sắp xếp sẽ gặp khó khăn, vậy nên trước khi bạn sắp xếp sẽ phải tách riêng “họ” “đệm” “tên”. Khi đó ta sẽ sắp xếp tên theo thứ tự abc cho cả tên nếu trùng tên thì sẽ xét đến “đệm” nếu vẫn trùng thì xét theo “họ”.

Ví dụ: mình sẽ sắp xếp ví dụ dưới đây nhé

sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel

Tách riêng tên từ cột Họ và Tên

Bước 1: bạn thêm 2 cột vào giữa cột Họ và TênĐịa chỉ có thể đặt Họ Đệm và Tên nếu bạn chưa biết có thể xem lại cách thêm cột trong excel nhé. Sau đó bạn copy cột Họ và Tên paste vào cột Tên

Tách riêng tên từ cột Họ và Tên

Bước 2:

Bạn chọn cột Tên và dùng tổ hợp CTRL + H (Find and Replace)

Find what: bạn điền * + space (dấu cách)

Replace with: trường này bạn để trống

Ấn Replace All => Ok => Close

cách tách tên từ họ và tên trong excel

Bước 3: mình sẽ lấy phần còn lại là họ và đệm vào cột cùng tên mà nãy mình đã tạo bằng công thức dưới đây

=LEFT(C3,LEN(C3)-LEN(E3)-1)

Giải thích: Lấy bên trái ô C3 của tổng ký tự ô C3 trừ đi số ký tự ô E3 và trừ thêm 1 (1: là khoảng trắng)

hướng dẫn sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel

Bước 4: Hiện tại kết quả ta có được vẫn đang ở dạng công thức, giờ ta sẽ paste value để được giá trị và khi xóa các cột khác sẽ không bị lỗi. Nếu bạn chưa biết thì xem bài viết: Phím tắt paste value trong excel nhé

Tách riêng đệm và họ từ cột Họ và Đệm

Bước 1: Tương tự như cách tách Tên từ họ và tên ở trên mình cũng thêm 1 cột là Đệm vào giữa cột Họ đệm và tên. Bạn Cut dữ liệu ở ô Họ đệm Paste vào ô Đệm.

sắp xếp tên theo abc trong excel 2010

Lưu ý: Từ giờ mình sẽ đổi tên cột Họ đệm thành Họ để các bạn tiện theo dõi nhé.

Bước 2: Bạn bôi đen dữ liệu cột Đệm sau đó ấn tổ hợp phím Ctrl + H (Find and Replace)

Find what: bạn điền * + space (dấu cách)

Replace with: trường này bạn để trống

Ấn Replace All => Ok => Close

tách riêng đệm trong họ và tên

Bước 3: mình sẽ lấy phần còn lại là họ bằng công thức dưới đây

=LEFT(C3,LEN(C3)-LEN(F3)-LEN(E3)-1)

 

sắp xếp tên theo abc trong excel 2016

Sau đó bạn cũng Paste Value để các công thức thành giá trị

Như vậy mới xong công việc đầu tiên là tách Họ, Đệm và Tên từ Họ và Tên bây giờ chúng ta sẽ xắp xếp theo abc

Sắp xếp tên, đệm, họ theo abc

Bước 1: Bôi đen giá trị của các cột Họ, đệm, tên và Địa chỉ (D3-G20)

Chọn Data => Sort sẽ hiện lên của sổ sau

hướng dẫn sắp xếp theo thứ tự abc trong excel 2010

Bước 2: là bước quan trọng nhất để sắp xếp theo thứ tự, ở bảng này bạn thêm 2 dòng bằng cách Add Level

Sort by: Tên ; Sort on: Values ; Order: A to Z

Then by: Đệm ; Sort on: Values ; Order: A to Z

Then by: Họ ; Sort on: Values ; Order: A to Z

Ấn OK

sắp xếp theo abc trong excel

Bước 3: Thêm 1 cột “Họ và Tên mới” giữa cột “Họ và Tên” và “Họ” để gộp các cột “Họ” “Đệm” “Tên” bạn dùng công thức

=E3&” “&F3&” “& G3

cách sắp xếp tên theo abc

Bước 4: Paste Values giá trị cột Họ và Tên mới

Ghi chú: Mình vẫn để cột “Họ và Tên” và “Họ và Tên mới” để có thể so sánh nếu bạn không cần thì có thể xóa bỏ đi.

Như vậy chúng ta đã sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào có thể để lại comment mình sẽ giải đáp cho các bạn. Chúc các bạn thành công!

Viết một bình luận