Bài viết này sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel!
Việc sắp xếp tên theo thứ tự abc là rất cần thiết trong mỗi kỳ thi cử, nếu bạn là người được phân công để sắp xếp danh sách thì bài viết này sẽ rất cần thiết cho bạn, sẽ hướng dẫn bạn sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel, giúp bạn có thể sắp xếp nhanh cũng như chính xác giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Mục Lục
Cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel
Thông thường danh sách của bạn sẽ bao gồm họ và tên chung trong 1 cột nên việc sắp xếp sẽ gặp khó khăn, vậy nên trước khi bạn sắp xếp sẽ phải tách riêng “họ” “đệm” “tên”. Khi đó ta sẽ sắp xếp tên theo thứ tự abc cho cả tên nếu trùng tên thì sẽ xét đến “đệm” nếu vẫn trùng thì xét theo “họ”.
Ví dụ: mình sẽ sắp xếp ví dụ dưới đây nhé
Tách riêng tên từ cột Họ và Tên
Bước 1: bạn thêm 2 cột vào giữa cột Họ và Tên và Địa chỉ có thể đặt Họ Đệm và Tên nếu bạn chưa biết có thể xem lại cách thêm cột trong excel nhé. Sau đó bạn copy cột Họ và Tên paste vào cột Tên
Bước 2:
Bạn chọn cột Tên và dùng tổ hợp CTRL + H (Find and Replace)
Find what: bạn điền * + space (dấu cách)
Replace with: trường này bạn để trống
Ấn Replace All => Ok => Close
Bước 3: mình sẽ lấy phần còn lại là họ và đệm vào cột cùng tên mà nãy mình đã tạo bằng công thức dưới đây
=LEFT(C3,LEN(C3)-LEN(E3)-1)
Giải thích: Lấy bên trái ô C3 của tổng ký tự ô C3 trừ đi số ký tự ô E3 và trừ thêm 1 (1: là khoảng trắng)
Bước 4: Hiện tại kết quả ta có được vẫn đang ở dạng công thức, giờ ta sẽ paste value để được giá trị và khi xóa các cột khác sẽ không bị lỗi. Nếu bạn chưa biết thì xem bài viết: Phím tắt paste value trong excel nhé.
Xem thêm
- Tìm giá trị lớn nhất có điều kiện trong Excel
- Cách lấy dữ liệu từ file excel này sang file excel khác
Tách riêng đệm và họ từ cột Họ và Đệm
Bước 1: Tương tự như cách tách Tên từ họ và tên ở trên mình cũng thêm 1 cột là Đệm vào giữa cột Họ đệm và tên. Bạn Cut dữ liệu ở ô Họ đệm Paste vào ô Đệm.
Lưu ý: Từ giờ mình sẽ đổi tên cột Họ đệm thành Họ để các bạn tiện theo dõi nhé.
Bước 2: Bạn bôi đen dữ liệu cột Đệm sau đó ấn tổ hợp phím Ctrl + H (Find and Replace)
Find what: bạn điền * + space (dấu cách)
Replace with: trường này bạn để trống
Ấn Replace All => Ok => Close
Bước 3: mình sẽ lấy phần còn lại là họ bằng công thức dưới đây
=LEFT(C3,LEN(C3)-LEN(F3)-LEN(E3)-1)
Sau đó bạn cũng Paste Value để các công thức thành giá trị
Như vậy mới xong công việc đầu tiên là tách Họ, Đệm và Tên từ Họ và Tên bây giờ chúng ta sẽ xắp xếp theo abc
Sắp xếp tên, đệm, họ theo abc
Bước 1: Bôi đen giá trị của các cột Họ, đệm, tên và Địa chỉ (D3-G20)
Chọn Data => Sort sẽ hiện lên của sổ sau
Bước 2: là bước quan trọng nhất để sắp xếp theo thứ tự, ở bảng này bạn thêm 2 dòng bằng cách Add Level
Sort by: Tên ; Sort on: Values ; Order: A to Z
Then by: Đệm ; Sort on: Values ; Order: A to Z
Then by: Họ ; Sort on: Values ; Order: A to Z
Ấn OK
Bước 3: Thêm 1 cột “Họ và Tên mới” giữa cột “Họ và Tên” và “Họ” để gộp các cột “Họ” “Đệm” “Tên” bạn dùng công thức
=E3&” “&F3&” “& G3
Bước 4: Paste Values giá trị cột Họ và Tên mới
Ghi chú: Mình vẫn để cột “Họ và Tên” và “Họ và Tên mới” để có thể so sánh nếu bạn không cần thì có thể xóa bỏ đi.
Như vậy chúng ta đã biết cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào có thể để lại comment mình sẽ giải đáp cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
